Dette skriv beskriver proceduren for indberetning, vurdering, behandling, samt opfølgning på indberetninger til den interne whistleblowerordning, jf. OPS Gruppen A/S´s whistleblowerpolitik.

Indberetningskanaler

Indberetninger til OPS Gruppen A/S whistleblowerordning kan ske skriftligt og mundtligt via følgende kanaler:

Dedikeret kontaktdata til virksomhedens bestyrelsesforperson:

• Navn Vibeke Kruse Petersen
• E-mail vibeke@ops.dk
• Mobil og SMS tlf. +45 30 78 23 95
• Personlig overdragelse kan aftales med ovenstående

Dedikeret kontaktdata til virksomhedens tillidsforperson:

• Thomas Jensen
• E-mail thomasjensen@ops.dk
• Mobil og SMS tlf.  +45 30 78 23 75
• Personlig overdragelse kan aftales med ovenstående

Dedikeret kontaktdata til virksomhedens tillidsperson:

• Navn Morten Jacobsen
• E-mail mortenjacobsen@ops.dk
• Mobil og SMS tlf.  +45 30 78 24 31
• Personlig overdragelse kan aftales med ovenstående

OPS Gruppen A/S whistleblowerenhed

Indberetninger til whistleblowerordningen modtages og behandles af den til en hver tid virksomhedens bestyrelsesformanden og virksomhedens tillidspersoner som fremgår ovenfor, der udgør OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed.

Spørgsmål til de enkelte indberetninger eller OPS Gruppen A/S´s whistleblowerordning i det hele taget kan rettes til virksomhedens bestyrelsesformanden og/eller virksomhedens tillidsperson.

Behandling af indberetninger kan i øvrigt – afhængigt af indberetningens indhold og karakter – ske med hjælp fra en ekstern part, f.eks. advokat eller revisor.

Behandling af indberetninger

I forbindelse med modtagelsen af en indberetning vil OPS Gruppen A/S´s  whistleblowerenhed bekræfte modtagelsen inden for syv dage.

OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed vil herefter følge omhyggeligt op på indberetningen. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op. Whistleblowerenheden vil indledningsvis tage stilling til, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist. Whistlebloweren vil i så fald få besked herom.

Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet.

Det indebærer bl.a., at OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i virksomheden.

Efter omstændighederne kan det også indebære yderligere dialog med whistlebloweren.

Eksempler på opfølgning på indberetninger til whistleblowerordningen

Afhængigt af omstændighederne og indberetningens karakter, kan opfølgning på indberetninger til whistleblowerordningen ske på bl.a. følgende måder:

• Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden
• Orientering af virksomhedens ejer, øverste ledelse eller bestyrelse
• Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
• Personaleretlige konsekvenser som f.eks. bortvisning, advarsel, flytning til anden funktion eller arbejdsopgaver, mv.
• Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale

Whistleblowerenheden vil indenfor tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil  OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.

Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.

Tavshedspligt og behandling af oplysninger

Personerne, der er tilknyttet OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten. OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.

Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i Persondataforordningen (GDPR) og Persondataloven.

OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med OPS Gruppen A/S´s whistleblowerordning.

Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

Beskyttelse af whistleblowere

En whistleblower må ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til OPS Gruppen A/S´s whistleblowerenhed eller en ekstern whistleblowerordning (Datatilsynet).

Desuden må whistlebloweren ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger.

Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.

Whistlebloweren kan ikke stilles til ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har været i god tro, dvs. haft en rimelig grund til at antage, at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt og kritisabelt forhold.

Forsøg fra OPS Gruppen A/S´s ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Yderligere oplysninger

Justitsministeriet har udarbejdet en vejledning for personer, der ønsker at indgive eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower. Vejledningen giver en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven, herunder beskrivelser af whistleblowerordninger, indberetningsmuligheder. Whistleblowerens rettigheder og beskyttelse af whistleblowere.

Vejledningen kan hentes på Justitsministeriets hjemmeside her:

chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.justitsministeriet.dk/wp-content/uploads/2021/12/Vejledning-for-whistleblowerordninger-paa-private-arbejdspladser.pdf

OPS GRUPPEN A/S´S whistleblowerpolitik

Formål

OPS Gruppen A/S´s interne whistleblowerordning giver adgang til, at de persongrupper, der er nævnt nedenfor, kan indberette oplysninger om kriminalitet og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold på arbejdspladsen.

Formålet med whistleblowerordningen er at efterleve gældende lovkrav, imødegå kriminalitet og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold på arbejdspladsen, og – hvis sådanne forhold måtte opstå – sikre at de synliggøres og håndteres håndteret hurtigt og effektivt.

OPS Gruppen A/S´s opfordrer til at anvende den interne whistleblowerordning, eller foretage indberetning til den eksterne whistleblowerordning, hvis der er kendskab til eller mistanke om kriminalitet og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold i virksomheden.

Persongrupper der kan indberette via whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen gælder for følgende persongrupper:

• Medarbejdere og ledere med en arbejdsmæssig tilknytning til virksomheden (uanset om arbejdet er lønnet eller ulønnet)
• Bestyrelsesmedlemmer
• Leverandører, kunder og øvrige samarbejdspartner
• Øvrige persongrupper, som skal være omfattet, f.eks. tidligere medarbejdere

Indberetning til ekstern whistleblowerordning

Whistleblowere, der af forskellige årsager ikke ønsker at benytte OPS Gruppen A/S´s interne whistleblowerordning, kan i stedet vælge at indberette til den nationale, eksterne whistleblowerordning, som Datatilsynet administrerer.

Indberetning til Den Nationale Whistleblowerordning, kan foretages her:

https://www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/den-nationale-whistleblowerordning

Forhold der kan indberettes til whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen har til formål at synliggøre og handle på kriminelle og tilsvarende alvorlige og kritisable forhold på arbejdspladsen. Ordningen kan og skal som udgangspunkt ikke anvendes til indberetning af mindre uoverensstemmelser mellem kolleger, forhold vedrørende eget ansættelsesforhold, mindre overtrædelser af virksomhedens interne retningslinjer og lignende mindre alvorlige forhold, som  behandles i ledelses- eller overenskomstsystemet, eller af HR-funktionen.

I bilag 1 kan du se eksempler på forhold, der kan/ikke kan indberettes til whistleblowerordningen.

Bilag 1.

Eksempler på forhold som kan indberettes til whistleblowerordningen

Overtrædelser af straffeloven, f.eks.:

• Bestikkelse, jf. straffelovens § 144.
• Dokumentfalsk, jf. straffelovens § 171.
• Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre m.v., jf. straffelovens § 263.
• Tyveri, jf. straffelovens § 276.
• Underslæb, jf. straffelovens § 278.
• Bedrageri, jf. straffelovens § 279.
• Databedrageri, jf. straffelovens § 279a.
• Mandatsvig, jf. straffelovens § 280.
• Afpresning, jf. straffelovens § 281.

Overtrædelser af anden lovgivning, f.eks.:

• Overtrædelser af skatte- og momslovgivningen.
• Anvendelse af ulovlig arbejdskraft.
• Overtrædelser af lov om bogføring.
• Bevidst grov vildledning af kunder og samarbejdspartnere.

Alvorlige og kritisable forhold, f.eks.:

• Tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed.
• Grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer
• Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med f.eks. it-drift eller it-systemstyring.
• Særlige tilfælde, hvor mindre uoverensstemmelser eller samarbejdsvanskeligheder indebærer alvorlige risici, kan medføre personskade, eller have andre betydelige og vidtgående konsekvenser for virksomheden eller enkeltpersoner (og dermed udgør et alvorligt forhold).
• Seksuel chikane, jf. ligebehandlingslovens § 1, stk. 4, jf. stk. 6.
• Grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold, mv.

Eksempler på oplysninger, som almindeligvis ikke kan indberettes til whistleblowerordningen:

• Tvister om løn- og arbejdsforhold (som normalt håndteres af ledelsen, eller i det fagretlige system)
• Almindelige, dagligdags overensstemmelser eller konflikter med kolleger eller andre ansatte om faglige, arbejdsmæssige forhold (som normalt håndteres af ledelsen)
• Mindre overtrædelser af virksomhedens interne politikker og retningslinjer, f.eks. sygefravær, rygning, påklædning, brug af virksomhedens biler, værktøj, mobiltelefoner o.a.  (som normalt håndteres af ledelsen eller HR)
• Alle øvrige forhold, som ikke er ulovlige, alvorlige eller kritisable, jf. ovenfor.

Dette dokument er et uddrag af brancheforeningen Tekniq whistleblowerordning vejledning.